Foto's organiseren en veilig backuppen

Sla je foto’s voortaan op volgens een logisch systeem. Foto’s organiseren is van belang, omdat je ze daardoor makkelijk terugvindt. Veilig backuppen is nog belangrijker. Daarmee bescherm je je foto’s tegen een computercrash en andere calamiteiten. In dit artikel lees je hoe je dat doet.

Onderaan het artikel staat een link om een beknopte versie van het stappenplan te downloaden.

Zit er geen systeem in het opbergen van jouw foto’s?
Welkom bij de club! Je bent beslist niet de enige. De meeste mensen die enthousiast en veel foto’s maken, nemen zich voor om ze beter te organiseren. Maar hoe?

Foto’s organiseren hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn.

Je hebt er geen speciale programma’s voor nodig. Alles wat je nodig hebt zit standaard in je Windows of Mac computer. De sleutel tot succes ligt hem in het vinden van een systeem dat bij je past en dat consequent toe te passen, iedere keer als je foto’s verplaatst van je camera naar je computer.

Begin met frisse moed VANAF NU!
Volg, de eerstvolgende keer dat je foto’s van je camera naar je computer overbrengt, de stappen uit dit artikel. Maak er een automatisme van, een systeem. En pas dat al doende zo nodig aan, zodat het bij jouw manier van denken past. Dan zijn alle foto’s die je vanaf nu maakt makkelijk terug te vinden én veilig bewaard.

Maak je niet druk om alle foto’s die al (kris-kras door elkaar) op je computer staan. Dat komt later wel, als je eenmaal tevreden bent over je systeem en je een keer tijd over hebt.

Zorg dat je de juiste hardware in huis hebt.

Welke harde schijf ga je gebruiken voor het bewaren van je foto’s?
Je kunt je foto’s rechtstreeks op de harde schijf van je computer zetten. Maar om te zorgen dat je computer niet te snel “vol” zit en traag wordt, kun je ook permanent een externe harde schijf op je computer aansluiten. Vanaf je kaartlezer/camera zet je dan daar je foto’s op.

Waarop ga jij een backup maken?
Harde schijven zijn kwetsbaar. Het is dan ook niet de vraag óf je harde schijf een keer crasht, maar wannéér hij crasht. Bewaar dus op minimaal twee plaatsen een kopie van je bestanden. Dat kunnen twee externe harde schijven zijn, waarvan je er een op een andere locatie bewaard. Of gebruik één externe harde schijf en sla ook nog een kopie op in de Cloud. Het gaat er om dat je, in het geval van calamiteiten zoals brand of diefstal, de bestanden nog op een andere locatie beschikbaar hebt.

Er zijn externe harde schijven waarin twee schijven zitten. Je kunt zo’n dubbele schijf permanent aansluiten op je computer en op een van de twee schijven, vanaf je camera, je foto’s zetten. Er wordt dan automatisch een backup op de andere schijf gemaakt. Deze externe schijf werkt dus als een spiegel (mirror). Als een van de twee crasht, dan zijn je bestanden nog aanwezig op de andere schijf. Een prijzig (€ 298,-) maar mooi voorbeeld hiervan is de Western Digital My Cloud Mirror 4TB / USB 3.0 die ook een soort privé cloud is, zodat je ook vanaf je smartphone/tablet/laptop toegang hebt tot de bestanden.

Maar je kunt natuurlijk ook een aantal standaard harde schijven aanschaffen. Die zijn sowieso handig voor de backup die je op een andere locatie gaat bewaren, omdat je die makkelijker vervoert.

Backuppen kan ook automatisch!
Gebruik voor de Mac bijvoorbeeld het programma Time Machine of voor Windows (gratis) het Nederlandstalige programma Fback of het Engelstalige Todo. Je kunt instellen of er een volledige backup gemaakt moet worden of alleen een gedeeltelijke backup. Zodra je dan een nieuwe foto opslaat, of een bestaande foto bewerkt, registreert de software dat en wordt er een backup van alleen díe foto gemaakt. Houd er bij een automatisch backup programma wel erg in, dat je regelmatig zelf nog een extra back-up maakt, die je op een andere locatie bewaart.

Organiseer je foto’s

Een goed opbergsysteem begint met een goed ingestelde camera.De datum en de tijd worden door je camera automatisch aan je foto’s gekoppeld. Het is dus belangrijk om die goed in te stellen, zodat je later je foto’s hierop kunt sorteren. Vergeet niet de datum en de tijd aan te passen als je naar een andere tijdzone reist.

Hoe herken je de map met je foto’s op je kaartlezer/camera?
Als je de kaartlezer/camera op je computer aansluit en je dubbelklikt erop, dan zie je dit venster.

Het kan er bij jou iets anders uitzien. Jij kunt hier meer mappen of slechts één map hebben staan. De map die je echter altijd ziet is de DCIM map. DCIM staat voor Digital Camera Images. In deze map staan je foto’s. Dit geldt voor alle camera’s, want de software op je computer zoekt op deze plaats naar foto’s.

In de map DCIM kunnen meerdere mappen zitten. In het voorbeeld hieronder zie je twee mappen staan.

In die mappen kunnen allerlei soorten bestanden staan, afhankelijk van wat je vastgelegd hebt. Dat kunnen JPG bestanden, RAW bestanden en filmbestanden zijn.

Om wat voor bestand het gaat, zie je aan de extensie die erachter staat. Zie je de bestandsextensie niet staan? Kies dan in het tabblad Beeld voor de optie Details. Onder Type zie je dan om wat voor bestand het gaat.

De JPG bestanden zijn aan de bestandsextensie .jpg makkelijk te herkennen. De RAW bestanden herken je aan de extensie CR2, NEF, ORF, enz. Dit is afhankelijk van het merk camera dat je gebruikt. De films hebben als bestandsextensie mov, mpeg, mpg, enz.

In deze lijst zie je dat alle bestanden de bestandsextensie JPG hebben. Als je camera zo ingesteld is dat je foto’s zowel in RAW formaat als in JPG formaat maakt, dan staat er onder ieder nummer nog eenzelfde nummer, maar dan met een RAW extensie (CR2, NEF, enz.). De computer sorteert de foto’s op nummer, waardoor ze direct onder elkaar staan.

In welke map ga je je foto’s plaatsen en hoe noem je die map?

Als je met een nieuw systeem begint, heb je een aantal mappen nodig. Vooral om goed onderscheid te bewaren tussen de foto’s die volgens je nieuwe systeem zijn opgeslagen en die van je oude “systeem”. De naam van die mappen is bepalend voor het makkelijk terugvinden van je foto’s.

Verwerk de datum en het onderwerp in de mapnaam.
Een veelgebruikt en goed werkend systeem om foto’s snel terug te kunnen vinden is om je foto’s op datum te sorteren en vervolgens op onderwerp. De datum en het onderwerp verwerk je daarom de naam van de mappen. Het maakt echter wel uit hoe je dat doet. Je computer sorteert mappen en bestanden namelijk op een vaste volgorde: eerst op nummer van laag naar hoog en daarna op alfabetische volgorde. Een map die je januari noemt komt daardoor in een lijst onder april, augustus en december te staan. Geen goed idee dus.

Ik vind het handig om per jaar een map aan te maken, zoals Foto’s 2015 en daarin mappen te zetten met een naam gebaseerd op jaar/maand/onderwerp. De map met wintersportfoto’s die ik in februari 2015 gemaakt heb, heet dus 2015-02 wintersport. Zet er bij een enkelcijferige maand een nul voor, om te voorkomen dat de maanden oktober (10), november (11) en december (12) in de lijst boven de maand februari (2) geplaatst worden.

Maak de nieuwe mappen.
Voordat je je foto’s vanaf je kaartlezer/camera overbrengt naar je computer maak je een aantal mappen. Afhankelijk van waar je de foto’s wilt opslaan, maak je deze mappen op de harde schijf van je computer (in de map Afbeeldingen) of op een externe harde schijf.
Volg dit systeem:

• Maak op je computer of externe harde schijf een map die je 1 Foto’s op jaar noemt. Doordat je er het cijfer 1 voorzet, zal deze map altijd bovenaan de lijst getoond worden
• Open de map 1 Foto’s op jaar en maak hierin een nieuwe map aan die je Foto’s 2015 noemt
• Open de map Foto’s 2015

Nu open je de map DCIM van je kaartlezer/camera om te zien over welke onderwerpen en wanneer je foto’s hebt gemaakt. Kies hiervoor in het tabblad Beeld een van de Pictogrammen opties om de foto’s te herkennen en wissel het beeld af en toe naar Details, zodat je de datums ziet waarop de foto’s gemaakt zijn.

Stel dat er op je camera foto’s zitten die je in augustus op Bali en in september in de dierentuin en op een verjaardag hebt gemaakt. Maak dan in de map Foto’s 2015 drie nieuwe mappen aan: 2015-08 Bali, 2015-09 Dierentuin en 2015-09 Verjaardag.

In het onderstaande voorbeeld zie je dat ik die mappen op een externe harde schijf heb aangemaakt.

Foto’s overbrengen vanaf je kaartlezer/camera naar je computer.

Laat de DCIM map en de map Foto’s 2015 open staan.

Je kunt de mappen goed naast elkaar zetten door met rechts onderin op de taakbalk te klikken en te kiezen voor Vensters naast elkaar weergeven.
 
Tip: zorg dat er geen andere vensters geopend zijn.

Selecteer nu op de kaartlezer/camera per onderwerp de foto’s en sleep ze naar de juiste map.

Gebruik je een beheerprogramma zoals Bridge, Photoshop Elements of Lightroom?
Importeer de foto’s vanaf je kaartlezer/camera dan altijd met behulp van dat programma. Bij Photoshop Elements gebruik je daarvoor het Geavanceerd dialoogvenster. Je kunt dan heel eenvoudig alleen díe foto’s selecteren die je wilt binnenhalen, er direct een nieuwe map voor aanmaken en ook de naam van de foto’s aanpassen. Bij andere programma’s werkt dat op een vergelijkbare manier.

Foto’s binnengehaald? Maak een backup!
Sleep de nieuwe mappen met foto’s naar de twee externe harde schijven. Twijfel je later of je wel een backup gemaakt hebt? Open dan de harde schijf waarop je de foto’s vanaf je camera/kaartlezer zet en je externe harde schijf en vergelijk de mappen (en de eventuele submappen). Door de duidelijke naamgeving zie je snel of je iets vergeten bent te backuppen.

Heb je foto’s bewerkt? Sla die in een aparte map op.
Stel, je bewerkt foto’s uit de map 2015-08 Bali. Maak dan in deze map een nieuwe map aan en noem die 2015-08 Bali-bewerkt.

In die map kun je ook weer submappen aanmaken. Bijvoorbeeld per week, per bestemming. Dat is handig voor het geval je later een presentatie of fotoboek wilt maken.

En ook van deze map maak je een backup door hem op je externe harde schijven te kopieren naar de map 2015-08 Bali. Bewaar je liever de originele en de bewerkte foto’s in dezelfde map? Overschrijf dan bij het maken van een backup de hele map.

Foto’s opgeslagen en de backup geregeld?
Dan kun je ze nu van je geheugenkaart verwijderen. Doe dit altijd via je camera en niet via je computer. Dan weet je zeker dat alle informatie van de camera verwijderd wordt.

Begin direct!

Download hier een Beknopte versie van het stappenplan. Pas dit stappenplan toe op de eerstvolgende serie foto’s die je gemaakt hebt. Tijdens het toepassen kun je het systeem naar eigen wens aanpassen. En geniet van het feit dat je vanaf nu je foto’s makkelijk kan terugvinden en bovenal: dat ze veilig bewaard zijn!
 
Succes!

PS: gebruik jij een ander handig systeem? Laat het ons weten via een berichtje onder dit artikel.

© 2015 Photoshop Plezier